Das kommt 2012 mit der elektronischen Rechnung auf Sie zu

Derzeit ist leider noch nicht klar, wie es mit diesem Gesetz weitergeht, aber es scheint sicher zu sein, dass die Grundzüge dieser Vereinfachungen in nicht allzu ferner Zukunft gelten werden. Insbesondere das Inkrafttreten, also der Zeitpunkt, ab dem die neuen Regelungen angewendet werden sollen, ist nach wie vor der 1. Juli 2011. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, sich schon jetzt mit diesem Thema zu beschäftigen, denn es wird wirklich einfacher, die elektronische Rechnung einzusetzen.

Wenn Sie bisher elektronische Rechnungen ausstellen wollten, mussten Sie jede Menge Vorschriften beachten, die das Arbeiten unnötig erschwerten und damit aufwändig und teuer machten. Dabei war die so genannte elektronische Signatur, die in § 14 Abs. 1 und 3 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgeschrieben war, der größte Hemmschuh. Und genau diese Signaturvorschrift soll mit dem neuen Gesetz fallen. Allerdings gilt es auch mit der vereinfachten Rechnungsstellung in elektronischer Form, eine ganze Reihe von Spielregeln zu beachten, wenn Sie auch in Zukunft keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen wollen.

Prinzipiell kann nach Inkrafttreten des Gesetzes jedes Unternehmen mit der vereinfachten elektronischen Rechnungsstellung arbeiten. Es ist jedoch bei Geschäften zwischen Unternehmen zwingend, dass alle Beteiligten der elektronischen Übermittlung zustimmen.

LogistikManager-Tipp : Wollen Sie in Zukunft elektronische Rechnungen verwenden, sollten Sie schon jetzt mit Ihren Geschäftspartnern vereinbaren, dies nach Inkrafttreten des Vereinfachungsgesetzes zu tun. Diese Vereinbarung sollten Sie schriftlich festhalten und von allen Partnern gegenzeichnen lassen.

Im neuen Gesetz ist geplant, in § 14 Abs. 1 Satz 8 des UStG eine Definition der elektronischen Rechnung aufzunehmen. Danach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail mit PDF- oder Textdatei- Anhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden.

LogistikManager-Tipp : Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard- Fax oder von Computer-Telefax/Fax- Server an Standard-Telefax gilt zukünftig als Papierrechnung.

Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen müssen Sie demnach zukünftig nicht mehr machen, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleichzubehandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an Papierrechnungen.

Papier- und elektronische Rechnungen sollen also umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug immer anerkannt werden, wobei die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts sowie ihre Lesbarkeit gewährleistet sein müssen; außerdem muss die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten. Mit der Unversehrtheit ist gemeint, dass die für die Umsatzsteuermeldungen notwendigen Pflichtangaben, wie Rechnungsaussteller und -empfänger, Leistungszeitpunkt etc., bei der Übertragung nicht geändert wurden. Darüber hinaus muss auch die elektronische Rechnung in einer für das menschliche Auge lesbaren Form vorliegen.

Die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung soll technologieneutral ausgestaltet sein. Das bedeutet, dass kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist. Der Rechnungsaussteller ist vielmehr frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er zukünftig Rechnungen übermittelt, sofern der Empfänger dem zugestimmt hat.

Elektronische Rechnungen können daher in ganz unterschiedlichen Formen ihren Empfänger erreichen: als E-Mail auch mit PDF- oder Textdatei-Anhang, in einem EDI-Verfahren, per Computer- Fax oder Faxserver und per Web-Down - load. Auch DE-Mail oder E-Post können Sie zukünftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwenden.

LogistikManager-Tipp : Nach dem Gesetzentwurf ist eine digitale Signatur nicht mehr vorgeschrieben. Sie darf jedoch auch weiterhin verwendet werden.

Allerdings: Verwendet Ihr Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, darf jedes Unternehmen in Zukunft selbst festlegen.

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das ein Unternehmen zum Abgleich der Rechnung mit einer Zahlungsverpflichtung einsetzt. Jeder Unternehmer wird jedoch schon jetzt im eigenen Interesse überprüfen,

• ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in vereinbarter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• ob der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
• ob die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches.

Beim innerbetrieblichen Kontrollverfahren müssen Sie keine neuen speziellen Verfahrensweisen oder Strukturen innerhalb des Unternehmens schaffen. Ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen ist also in jedem Fall ein geeignetes Kontrollverfahren, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung erlaubt.

LogistikManager-Tipp : Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet dabei aber nicht, dass es sich um ein technisches oder IT-gestütztes Verfahren handeln muss. Auch kleine Unternehmen, die nicht über ein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können „innerbetriebliche Kontrollverfahren“ zur Überprüfung eingehender Rechnungen anwenden. In der einfachsten Form kann das beispielsweise durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und einem Lieferschein geschehen.

Digitale Signaturen sind nicht mehr zwingend

Für die umsatzsteuerliche Anerkennung elektronischer Rechnungen war es bislang erforderlich, dass für die Übermittlung entweder eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren verwendet wurde (§ 14 Abs. 3 UStG). Mit der beabsichtigten Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung soll diese Verpflichtung entfallen.

Neben den in § 14 Abs. 3 UStG als Beispiele ausdrücklich genannten zulässigen Verfahren der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens werden durch den Gesetzentwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 auch weitere Verfahren zugelassen, sofern sie zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsinhalten geeignet sind und der Unternehmer die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet. In Betracht hierfür kommt jegliches innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.

Wird eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet, ist für den Rechnungsempfänger sofort sichtbar, ob während der Übertragung Änderungen in der Rechnung vorgenommen wurden. Bei dem EDI-Verfahren ist der Übertragungsweg gesichert, sodass während der Übermittlung grundsätzlich keine Änderungen möglich sind. Bei der Verwendung innerbetrieblicher Kontrollverfahren legt der Unternehmer selbst fest, in welcher Weise er die Rechnung überprüft, um zu gewährleisten, dass keine Änderungen vorgenommen wurden.