Die Prozesskostenrechnung: Moderne Formen der Fahrzeugkostenrechnung

Sinn der Kostenträgerrechnung für Ihr Unternehmen
Bei der „klassischen“ Kostenträgerrechnung müssen Sie bei jedem einzelnen Kostenverursacher die fixen und variablen Kosten aufteilen und diesem separat zuordnen (die Kosten etwa der Sattelzugmaschine werden anders zugeordnet als die des 11,9-Tonnen-Verteilerfahrzeugs). Im Mittelpunkt stehen hierbei die einzelnen Leistungsträger des Unternehmens wie zum Beispiel der Lastkraftwagen, der Wechselbehälter oder/und benutzte Quadratmeter Lagerfläche.

Ziel der Kostenträgerrechnung ist es letztendlich, die Kosten des einzelnen Leistungsverursachers (Kostenträger) mit den Erlösen zu vergleichen, um die Rentabilität der einzelnen Elemente des Unternehmens feststellen zu können. Folglich steht für Sie bei der traditionellen Kostenträgerrechnung die Produktionsorganisation des Unternehmens im Mittelpunkt der Betrachtung. Die Kostenträgerrechnung ist in erster Linie vergangenheitsorientiert und dient der Kostenkontrolle der einzelnen Kostentreiber.

Unterschied Prozesskostenrechnung zur Kostenträgerrechnung
Die Prozesskostenrechnung ist wie die Kostenträgerrechnung Bestandteil der Vollkostenrechnung. Bei der Berechnung ist im Gegensatz zur Kostenträgerrechnung nicht die innerbetriebliche Organisation Hauptgegenstand der Betrachtung, sondern der Gesamtablauf eines Kundenauftrags, der sich aus mehreren Elementen zusammensetzt.

Bei der Prozesskostenrechnung müssen Sie alle zur Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu durchlaufenden Arbeitsgänge und Materialien erfassen und dem Kostenverursacher (dem Auftrag) zuordnen.

Diese Form der Kostenrechnung ist für Sie vor allem dann notwendig, wenn das Angebot an den Kunden oder die Anfrage des Kunden sich nicht auf eine Güterbeförderung von A nach B bezieht, sondern auf eine komplexe Leistung wie zum Beispiel einen multimodalen Transport (Seeschiff - Straße - Schiene - Frachtflugzeug) oder einen Transport von Waren verbunden mit Logistikzusatzleistung wie Regalpflege oder Umfüllen, Umverpacken der Güter usw.

Die Form der Leistungsbetrachtung wird immer wichtiger, da eine deutsche Firma in der Logistikkette vom reinen Transport in der Regel nicht mehr existieren kann und ihr Leistungsspektrum deshalb zwangsläufig auf die anderen Elemente der Logistik ausweiten muss. Hinzu kommt das Bestreben vieler Kunden, sich auf ihre Kernkompetenzen wie Produktion und Marketing zu konzentrieren und die Logistik an Dritte (Fachbetriebe) weiterzugeben.

Die Prozesskostenrechnung bildet die Grundlage für die Kalkulation eines komplexen Gesamtauftrags und ist deshalb zukunftsorientiert auf der Basis von Erfahrungen (Kalkulationsdaten) der Vergangenheit.

Realisierung der Prozesskostenrechnung
Die Umsetzung der Prozesskostenrechnung bedeutet für Sie in der Praxis als Verkehrsunternehmen, dass zum Beispiel bei einem Logistikauftrag die einzelnen Kostenbestandteile wie Lagerung, Fakturierung, das Aus-, Ein- oder Umverpacken, die Beförderung von Gütern mit eigenen oder fremden Fahrzeugen etc. bausteinartig berechnet und am Ende zu einer Gesamtkostenbetrachtung zusammengefügt werden.

Damit Sie eine fundierte Prozesskostenrechnung erstellen können, ist es notwendig, dass Ihre Führungskräfte aus dem operativen Bereich (Disponenten, Fuhrparkleiter, Lagerleiter usw.) Hand in Hand mit dem Kostenrechner die einzelnen Arbeitsschritte besprechen, um den Umfang der Kosten detailliert festlegen zu können. Führen Sie derartige Meetings vor allem in der Einführungszeit der Prozesskostenrechnung in einem regelmäßigen Rhythmus durch, um Fehlberechnungen und Fehlentwicklungen zu vermeiden.

Arbeitsschritte der Prozesskostenrechnung
Nachfolgend sind die wichtigsten Arbeitsschritte aufgelistet, mit denen Sie eine Prozesskostenrechnung im Unternehmen einführen und realisieren können:

• Zunächst müssen Sie die kostentechnische Detailbetrachtung aller betrieblichen Elemente innerhalb der betrieblichen Kostenrechnung, die wie in der herkömmlichen Kostenträgerrechnung separat erfasst und bewertet werden, vollziehen (tiefgestaffelte Kostenträgerrechnung); sie ist die Basis der Prozesskostenrechnung. Das geschieht mithilfe der Finanzbuchhaltung (Fibu), in der die Kosten getrennt nach den einzelnen Leistungseinheiten erfasst und durch kalkulatorische Kosten ergänzt werden.
• Parallel hierzu ist es notwendig, dass Sie ein genaues Ablaufschema des Gesamtauftrags bzw. des Betriebsablaufs des Kunden unter Berücksichtigung des Zeit- und Leistungsverbrauchs der einzelnen Kostenelemente (siehe Abbildung Warenfluss-Organigramm) erstellen oder erstellen lassen.
• Im nächsten Schritt müssen Sie das skizzierte Ablaufschema staffelartig in einzelne Leistungs- und Kostenbestandteile aufgliedern (Teilprozessbetrachtung), um diese entsprechend gewichten und bewerten zu können.
• Damit Sie dem Kunden ein fundiertes Angebot unterbreiten können, ist es notwendig, dass Sie die Detailkosten zu einem Gesamtkostenbild zusammenfassen. Die Gesamtkosten können Sie nun kundengerecht auf die Produkte berechnen (Logistikkosten pro Stück oder Leistungseinheit).
• Um entstandene Fehler, die in der Praxis vor allem bei der Einführung der Prozesskostenrechnung entstehen, künftig zu vermeiden, sollten Sie letztendlich die Nachkalkulation der Prozesskosten nach der Auftragserfüllung als Grundlage für andere ähnliche Gesamtauftragsberechnungen erstellen.

Diese Methode erfordert in der Praxis sicherlich einige Mühe, aber sie ist für Sie unverzichtbar!