Leasing-, Miet- oder Poolfahrzeuge: So findet das Fuhrpark Management das günstigste Beschaffungsmodell
Das Fuhrpark Management steht vor vielen wichtigen und entscheidenden Aufgaben und manchmal sucht man nach Hilfe, damit der Fuhrpark den vielversprechenden Erfolg erzielen kann. Ein gutes Fuhrpark Management besteht vor allem aus Kostenbewusstsein, Verwaltung des Geschäftes und ebenso die Kontrolle von Fahrzeugflotten.
Alle Wirtschaftsindizes sprechen eine deutliche Sprache: Der Konjunkturmotor brummt. Doch was uns grundsätzlich froh stimmt, bedeutet für Sie als das Fuhrpark Management neue Herausforderungen. So stellt der Vertrieb munter kurzfristig neue Außendienstmitarbeiter ein, und die müssen vom ersten Arbeitstag mobil sein. Aber auch beim bestehenden Personal werden Sie sicher einen deutlichen Mobilitätsanstieg verzeichnen.
Kurz, Sie müssen alle zum richtigen Zeitpunkt mit Fahrzeugen versorgen. Dabei hatten Sie doch erst in der jüngeren Vergangenheit den Bereitschaftspool verkleinert und Leasingverträge nicht erneuert, um Kosten zu sparen. Da ist guter Rat teuer, gilt es doch, kurzfristig Fahrzeuge zu beschaffen, ohne sich mit Neuanschaffungen oder neuen Leasingfahrzeugen gleich langfristig festzulegen. Hier bieten sich Mietfahrzeuge geradezu an. Doch Vorsicht, dabei können Sie schnell mehr Geld ausgeben, als Ihnen lieb ist. Es kommt nämlich immer auf den Einzelfall an. Aber mit ein bisschen Systematik finden Sie zielsicher das günstigste Beschaffungsmodell.
Auf der anderen Seite muss das Fuhrpark Management bei Neuanstellungen oft schnell für Fahrzeuge sorgen, die den betreffenden Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung stehen. Wenn Sie hier zum klassischen Leasing greifen, kann es Ihnen durch die Probezeiten der Neuangestellten schnell passieren, dass die Anzahl Ihrer Poolfahrzeuge ungewollt ansteigt. Denn aus einem Leasingvertrag können Sie nicht so ohne Weiteres aussteigen.
Grundsätzlich gilt es also immer, folgende Fälle zu unterscheiden:
- Poolfahrzeuge, die allen Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden.
- Dienstfahrzeuge, die den entsprechenden Mitarbeitern auf Dauer zustehen.
So findet das Fuhrpark Management das richtige Konzept für Ihren Fahrzeugpool
Sie kennen das: Am einen Tag steht der Parkplatz voller Poolfahrzeuge, weil keiner unterwegs ist. Aber schon am nächsten Tag ist der Platz wie leer gefegt, weil beispielsweise eine wichtige Messe ansteht. Nun ist es sicherlich schön, an den Spitzentagen alle Fahrzeugwünsche befriedigen zu können, doch hat dies leider handfeste finanzielle Nachteile, denn jedes Fahrzeug im Pool belastet das Budget im Durchschnitt mit 10.000 Euro pro Jahr. Wenn dann die durchschnittliche Auslastung nicht stimmt, zahlt Ihr Unternehmen deutlich drauf. Um festzustellen, ob Ihr Pool ausreichend ausgelastet ist und welche Gegenmaßnahmen die richtigen sind, gehen Sie immer folgendermaßen vor:
- Überprüfen Sie, wie es um die zeitliche Auslastung bestellt ist. Sind die Fahrzeuge an etwa 60 bis 80 % der Arbeitstage im Jahr ausgebucht, dann haben Sie eine ausreichende Auslastung. Wenn nicht, verschenken Sie bares Geld.
- Neben der zeitlichen Auslastung spielt aber auch die Laufleistung der Fahrzeuge eine wichtige Rolle bei der Beurteilung. Liegt diese nämlich im Durchschnitt unter 20.000 Kilometern im Jahr, spricht auch dies für eine zu geringe Auslastung
Liegen die Durchschnittswerte in Ihrem Pool deutlich unter diesen Eckwerten, sollte das uhrpark Management Gegenmaßnahmen ergreifen und die Anzahl der Fahrzeuge verringern. Doch Sie werden jetzt sicherlich einwenden, was denn mit der Abdeckung von immer wieder auftretenden Spitzen sei. Diese können Sie durch Miete bewältigen. Und hier sollten Sie immer
- die Kurzzeitmiete
- und die Langzeitmiete in Ihre Betrachtungen mit einfließen lassen.
Die Kurzzeitmiete
Hiermit deckt das Fuhrpark Management kurzfristige und nicht vorhersehbare Nachfragespitzen ab. Allerdings ist diese Art der Miete relativ teuer. Hier müssen Sie mit spitzem Stift nachrechnen, wie sich die Einsparungen durch die Verringerung der Poolfahrzeug- Anzahl zu den Mietkosten verhalten. Kommt es zu einem Nullsummenspiel, so bringt Ihnen das nichts.
Tipp: Rechnen Sie nicht mit den normalen Mietpreisen der einzelnen Vermieter! Alle diese Gesellschaften haben inzwischen spezielle Flottenangebote, die etwa 25 % günstiger sind als die Normaltarife. Allerdings sind die Angebote der verschiedenen Anbieter nicht direkt vergleichbar. Deshalb sollten Sie sich immer auf Ihre Bedürfnisse angepasste Angebote unterbreiten lassen.
Die Langzeitmiete
Hier mieten Sie ein Fahrzeug nicht nur tageweise, sondern beispielsweise über ein halbes Jahr fest an. Diese Mietart empfiehlt sich immer dann, wenn es beispielsweise um größere, aber zeitlich begrenzte Projekte mit hohen Fahrzeuganforderungen geht. Der Zeithorizont solcher Projekte steht immer schon im Vorfeld fest, Sie können also auch hier rechtzeitig planen und entsprechende Angebote prüfen.
Auch bei Neuanstellungen von Mitarbeitern mit Dienstwagenanspruch sollte das Fuhrpark Management diese Mietart in Betracht ziehen. Denn wer weiß schon, ob die Neuen das Unternehmen nicht schon innerhalb der Probezeit wieder verlassen. Ein geleastes Fahrzeug steht dann auf dem Hof, und Sie können es in der Regel nur in den Pool schieben. Und: Die Weitergabe eines abgelegten Fahrzeugs beim Auslaufen des Leasingvertrags eines anderen leitenden Angestellten hebt dessen Stimmung nur selten.
Tipp: Einige Vermieter bieten für Firmen auch Kombipakete an, die Lang- und Kurzzeitmiete verbinden. Auch hier gilt es, sich möglichst konkrete Angebote machen zu lassen. Denken Sie hier auch an für Sie wichtige Serviceaspekte, wie beispielsweise Hol- und Bringservice, kurze Bereitstellungszeiten, Auslandsmiete oder Reporting und Tankmanagement.
Wenn Sie alle obigen Analysen durchgeführt und eventuell auch verschiedene, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Angebote einiger Vermietgesellschaften überprüft haben, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit feststellen, dass keines der verschiedenenModelle allein die optimale Lösung darstellt. Erst ihre Kombination wird Ihnen in der Regel die notwendige Flexibilität und Kostenreduktion bieten.
Und gerade der erste Punkt geht bei vielen solcher Optimierungen immer wieder unter. Die Folge ist aber, dass diese Flexibilität dann im Nachhinein für teures Geld nachgekauft werden muss.
Wenn Sie also einen gut funktionierenden Pool haben und seine Verwaltung tadellos klappt, so sollten Sie ihn nicht vorschnell komplett abschaffen. Planen Sie auch bei der Auslastung bezüglich der genutzten Tage und den Laufleistungen immer ein wenig Luft ein.
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